Cenas de empresa en el restaurante: cómo organizar los grupos sin perder mesas

Las cenas de empresa, en cifras

Las cenas de empresa ya no se concentran solo en la semana antes de Nochebuena, y cada año se reservan antes. Estos son los datos más claros que hemos podido comprobar:

• Las reservas se adelantan. Según TheFork, en noviembre de 2024 las reservas subieron un 35 % frente al mismo periodo de 2023, y los grupos reservan cada vez con más antelación.
• Un fin de semana se lleva casi todo. En diciembre de 2024, el 60 % de las reservas de grupo cayó en el fin de semana del 13 al 15.
• El menú de grupo sube de precio. El precio medio del menú de grupo navideño en TheFork pasó de 52 € en 2022 a 54 € en 2023 y a 58 € en 2024.
• Hay locales llenos desde octubre. En diciembre de 2025, hosteleros de Canarias contaban a RTVC que tenían todo reservado desde octubre para cenas de empresa, con menús desde 30 €.

Traducido a la sala: si todavía no tienes tus condiciones para grupos escritas, las llamadas ya están llegando. Y los viernes y sábados de diciembre se llenan primero.

Antes de coger la primera reserva: escribe tus reglas

La mayoría de los problemas con las cenas de empresa no pasan el día de la cena. Pasan en la llamada, cuando se dice que sí a todo. Antes de apuntar el primer grupo, decide y escribe esto:

• Tamaño del grupo. A partir de cuántas personas es «grupo» (por ejemplo, 8) y cuál es el máximo que cabe sin cerrar la sala entera.
• Días y turnos. Si el viernes das dos turnos, pon hora de entrada y de salida a cada uno: 13:30 a 16:30 y 21:00 a 00:30, por ejemplo. Lo que no se dice, se alarga.
• Cuántos grupos por servicio. Si tu cocina saca bien dos menús cerrados a la vez pero no cuatro, ese es tu límite. Las mesas sueltas también tienen que comer.
• Fecha límite para cerrar el número. El número final de comensales se confirma unos días antes (nosotros recomendamos 72 horas). A partir de ahí, se cobra lo confirmado.
• Qué pasa si llegan menos. Por escrito y antes de la cena, no en la puerta.

Con estas cinco cosas resueltas, cualquiera del equipo puede coger el teléfono y dar la misma respuesta.

El menú de grupo: cerrado, corto y con precio claro

Un menú cerrado no es un menú sin opciones. Es un menú en el que tú decides cuántas opciones hay y cuándo se eligen. Lo que mejor funciona en sala:

1. Entrantes al centro, iguales para toda la mesa.
2. Dos o tres principales a elegir: uno de carne, uno de pescado y uno vegetal.
3. Postre único o dos a elegir.
4. Bebida definida: qué incluye (vino de la casa, agua, refrescos, café) y qué se cobra aparte (copas, cava extra).
5. Precio por persona con IVA incluido, para que el organizador pueda pasar la cifra a su empresa sin hacer cuentas.

Pide que el grupo elija los principales a la vez que confirma el número final, no el mismo día. Así la cocina compra lo justo y el pase no se atasca con veinte comandas distintas a la vez.

Y pregunta siempre por alergias e intolerancias en la reserva, con el nombre de la persona. En una mesa de veinte, es lo primero que se pierde.

La señal: cuánto pedir y cómo explicarla

La señal es lo que convierte «somos unos veinte» en una reserva de verdad. Sin señal, el grupo puede reservar en tres sitios y quedarse con el último.

Cómo calcularla: una cantidad fija por persona, no un porcentaje difícil de explicar. Por ejemplo, con 15 € por persona, un grupo de 20 deja 300 € al reservar. Esa cantidad se descuenta de la cuenta final, así que al cliente no le cuesta nada más; solo le compromete.

Lo que tiene que quedar claro desde el primer mensaje:

• Cuánto es la señal y que se descuenta de la cuenta.
• Hasta cuándo se puede bajar el número sin perderla (tu fecha límite).
• Qué pasa si se cancela después de esa fecha.

Si quieres ver cómo se cobra la señal con tarjeta en la propia reserva, sin pedir transferencias ni perseguir a nadie, lo tienes explicado en nuestro sistema de reservas para restaurantes. Y si lo que buscas es preparar toda la campaña de diciembre, en la guía de reservas de Navidad en restaurantes de Cantabria tienes el calendario completo.

Plantilla para confirmar una cena de empresa

Copia este mensaje, cambia lo que va entre corchetes y envíalo por email cuando el grupo te pida mesa:

Hola, [nombre]:

Os guardamos mesa para la cena de [empresa] el [día] a las [hora], para [número] personas.

El menú es de [precio] € por persona, IVA incluido, con bebida [lo que incluye]. Os adjuntamos el menú: elegís los principales cuando nos confirméis el número final.

Para dejar la mesa reservada, la señal es de [cantidad] € por persona, que se descuenta de la cuenta. Podéis ajustar el número hasta el [fecha límite]; a partir de ese día se cobra lo confirmado.

Si alguien tiene alergias o intolerancias, decídnoslo con su nombre y lo preparamos.

Un saludo,
[tu nombre], [restaurante]

Cómo no perder mesas los días fuertes

Los viernes y sábados de diciembre son los días en los que más dinero se gana y en los que más se pierde. Lo que recomendamos:

• Bloquea solo la zona del grupo, no la sala entera. Si el grupo es de 14, reserva las mesas que ocupa y deja el resto abierto para reservas normales.
• No des turno largo a un grupo pequeño el sábado. Un grupo de 8 a las 21:00 sin hora de salida puede costarte el segundo turno de esa mesa.
• Confirma 72 horas antes. Un email al organizador con el número, el menú elegido y la hora. Si alguien se cae, aún tienes tiempo de dar esas plazas.
• Apunta quién es el organizador, con teléfono. El día de la cena, las dudas se resuelven con una sola persona.
• Ofrece la comida en lugar de la cena cuando el viernes esté completo. Muchas empresas aceptan un mediodía entre semana si se lo propones a tiempo.

Lo que ayuda y lo que te cuesta mesas

Resumen rápido para colgar en la oficina o junto al teléfono: menú cerrado con principales a elegir, señal por persona al reservar, número final cerrado 72 horas antes y turnos con hora de salida. Y lo que conviene evitar: apuntar «unos veinte» sin nombre ni teléfono, elegir platos el mismo día, bloquear la sala sin señal y aceptar cambios de número sin plazo.

Te lo dejamos montado antes de que lleguen las llamadas

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